Факсимиле - Как сэкономить время без последствий?

Информация может быть не достоверна

Клише, воспроизводящее собственноручную подпись должностного лица, широко используется в компаниях:

- с большим объемом документооборота;

- с большим количеством контрагентов;

- чьи ключевые сотрудники работают удаленно и т.д.

Мастерская печати «ШТАМП и Ко» изготовит для вас факсимильную подпись любой сложности. И чтобы её использование стало приятной необходимостью, нужно соблюдать два момента:

         I. Внешнее регулирование, т.е. законодательный аспект. Тут действует правило «Разрешено всё, что не запрещено». Но для того, чтобы воспользоваться им, необходимо знать ограничения в данной области.

       II. Внутреннее регулирование, т.е. создание регламента компании использования факсимиле внутри организации и во внешних контактах.

I. Итак, не допускается использование штампа подписи:

    1. На первичных учетных документах, являющихся основой для ведения бухгалтерского учёта (счета-фактуры, путевые листы, накладные и т.д.)

      Закон «О бухгалтерском учёте» ст. 9  п. 2.

    2. На доверенностях и платёжных документах.

      Разъяснения налоговой службы РФ (письмо от 01.04.2004 г. №18-0-09/000042).

      Комментарии министерства  финансов РФ (письмо от 26.10.2005 г. №03-01-10/8-404).

    3. На налоговых декларациях.

    4. При заключении трудовых договоров.

     Трудовой Кодекс РФ ст. 67.

    5. При подписании распорядительных документов, поскольку одним из реквизитов придающих силу приказу, является личная подпись руководителя.

     6. На векселях.

      Комментарии Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ (информационное письмо от 25.07.1997 г. №18).

     7. На банковских карточках.

       п. 7.2 Инструкции Банка России №28-4 от 14.09.2006 г.

     8. На заявлениях в органы государственной власти.

    9. На заявках и документах для участия в конкурсах, аукционах и тендерах использование факсимильной подписи также нежелательно.

II.  Для организации процесса использования штампа подписи в организации необходимо:

1.  Разработать инструкцию о применении факсимиле должностных лиц.

В ней обязательно указать:

- перечень документов, которые могут быть подписаны подобным образом;

- круг лиц, которым даны такие полномочия и чья собственноручная подпись подлежит изготовлению в виде штампа;

- порядок хранения;

- порядок уничтожения (в случае увольнения сотрудника или порчи штампа);

- а также иные существенные моменты в соответствии со спецификой деятельности организации.

Инструкция должна быть утверждена приказом руководителя компании.

2. Организовать процесс передачи факсимиле в журнале «Учёта и выдачи печатей и штампов» наряду с другими оттисками компании.

Основные правила работы с журналом:

- внесение записи по каждому факту приёма – выдачи;

- ежегодная проверка наличия штампов специально созданной руководителем предприятия комиссией;

- уничтожение  изношенных штампов согласно внутреннему регламенту с внесением соответствующей записи.

В случае утери или кражи штампа факсимиле (либо любой иной печати предприятия) необходимо принять меры для самостоятельного розыска, а также уведомить органы внутренних дел и дать объявление в средства массовой информации.

3. Для оперативного решения вопросов с контрагентами подписать с ними соглашение об использовании факсимильной подписи или двусторонний приказ.

Либо включить в текст договоров пункт о возможности использования факсимиле наряду с собственноручной подписью (согласност. 160 ГК РФ - п.2).

Подводя итог, следует отметить, что при деловой переписке и совершении по предварительному соглашению сторон сделок гражданско-правового характера использование факсимиле сэкономит вам уйму времени. Но дабы избежать неприятностей помните о спорных и недопустимых случаях использования факсимильной подписи.